施設が一丸となり取り組んだ業務効率化の成果！

時は老健が特養化している状況でした。看護師の数は特養の倍、夜勤スタッフの業務も特養と変わらない。「特養と何が違うのか？」と疑問を感じ、施設全体を変えていかなければならないと思いました。
ちょうどそこで国の方針で強化型という算定区分が初めてできた事により、算定基準の取得に向けて職員と徹底的に議論しました。
これからの老健は国が提示している強化型、超強化型を取得していかなければ、徐々に老健のあるべき姿から離れていくだろうと思っていました。そこで、大きな方針を提示しました。1つ目は職員全体で一丸となって算定基準を取得できるようにする事、2つ目は人件費や人材不足という大きな課題も見えているので、ICTやロボットなどのツールを早めに取り入れ、将来を見据えた体制づくりを行う事です。この方針のもと、施設全体で取り組んだ結果、着任から2年後の平成24年に在宅強化型施設となりサービスを提供できるようになりました。

この業界では経費のほとんどが人件費です。人件費の高騰をどう抑えるかが問題になっています。その問題に対しては、なるべく人を増やさずICTや様々なツールで業務効率化を図ることが人件費削減につながると考えています。そのためには、資金が必要となってきますが、機械などはイニシャルコストが大きくても、ランニングコストは低いと認識をしています。長期的に考えて、組織の体力があるうちに様々なものを整備して、将来人件費を軽くできるような体制づくりを今のうちからしておいたほうが良いと職員には話をしています。

申し送り時間の大幅な縮小で利用者様の情報共有もでき、ケアにすぐに入れる！

口頭での申し送りでは、「聞いてないです」という受動的な考えもありましたが、現在は情報を自ら取りに行くようになり、指示待ちではなくなりました。各自、同じタイミングで同じ情報をもって業務がスタートできています。

（介護福祉士）

業務時間が縮小された分、書類作成が勤務時間内にできるようになりました。

（理学/作業療法士）

月末月初の業務や、随時来る相談など慌ただしい業務ではありますが、時間的なゆとりができました。また、一度入力して共有すれば、記録として残るので、報告漏れ等のリスクの軽減にもつながっています。

（支援相談員）

申し送りを縮小できたので、すぐにフロアの仕事に入り利用者様のケアに費やせます。また、今までは日誌を書くために残業をしていましたが、今は残業時間がなくなりました。その結果、早く帰れるようになり、家庭の事などだいぶできるようになりました。それが魅力的な職場、より良い環境につながると感じています。

（看護師）

正確な情報共有、転記ミスの防止で適切なサービスを提供できる！

看護課がシステムで添付した褥瘡の画像をどこの部署でも確認をすることができ、利用者様の状態を把握する上で、今まで以上に褥瘡について確認しなければという意識に変わってきました。共有がしやくすなったことで、確認の頻度があがりました。

利用者様が他のサービスを利用中でも状況が分かり、事業所の垣根を越えて把握することができるようになりました。その結果、より利用者様について確認しようという意識が高まりました。また、リハビリの立場からの気づきを発信できるようになり、他部署の方が利用者様についてこちらに確認してくれる頻度があがりました。職員みんなで守っている気持ちになります。

（理学/作業療法士）

入力して共有することは、情報を可視化でき、それを遡って確認ができるので、とても助かります。連絡する際に相手を探さなくて良いので、共有が楽になりストレスがありません。

（ケアマネジャー）

新しい事を始めると、最初は批判が出る場合もあります。しかし、当苑では、施設長が背景、目的の説明を行い、研修会を開催するなどサポートをしてくれます。施設長は、ただ説明と指示するだけではなく、将来像を描き伝えたうえでのスタートを切ってくれます。また、「こんな新しい事考えているけどどうかな？」と私達の意見を聞いてくれます。現場でも新しい事に対して不安や技術的に問題がある人に対して、絶対に見放しません。一緒にマニュアルを作ったり、どうしても苦手な人は自発的に自分用のマニュアルを作り乗り越えてきました。そのおかげで、スタッフ全員で「にぎたつ苑は常に新しい事にチャレンジする施設」として認識でき、抵抗感なく進められています。新しく入ったスタッフもすぐに同じ方向を向いて進んで行けます。当苑では、何かを始める時はチームを立ち上げ取り組む体制をとっています。例えば、苑にシステムが導入され、運用が始まる際、思うように行かないことも多々ありましたがチームを中心に職員みんなで話合い取り組みました。（図1）そして『ワイズマンから提案されたシステムの使い方以外にも使い方があるのでは？』と、独自の使い方を模索しながら徹底的に話し合って使いこなせる様になりました。その結果、部署にもよりますが、1～3ヶ月と短い期間で使い方を習得し、運用できるようになりました。今ではシステムが無くてはならないものになりました。