失敗しない居宅介護支援ソフトの選び方！導入メリットや注意点を解説！

居宅介護支援は、サービス提供事業所や医療機関との情報を現場でスムーズに取得する必要があります。
要介護者のケアプランや介護記録を持ち歩くより、居宅介護支援ソフトを導入すれば、システム上で必要な情報を取得でき高精度なケアを実現可能です。

居宅介護支援ソフトはさまざまなメーカーが販売しており「どのソフトを購入すべきか悩んでいる」方は、事業所に合う適切な居宅介護支援ソフトの選び方を把握しておきましょう。

この記事では、居宅介護支援ソフトの選び方を詳しく解説します。
居宅介護支援ソフト導入するメリットと注意点の双方も併せて解説しますので、最後まで読んで居宅介護支援ソフトにかかる業務を効率化しましょう。

そもそも居宅介護支援ソフトとは？

そもそも居宅介護支援ソフトとは、居宅介護支援に関する業務を効率化させるためのソフトウェアです。
居宅介護支援とは、厚生労働省が定めた基準のスキル・知識を持つケアマネジャーが、要介護者を自宅で生活ができるようケアサービスを提供することを指します。

厚生労働省は「居宅介護支援」を、次のように定めています。

「居宅介護支援は、利用者が可能な限り自宅で自立した日常生活を送ることができるよう、ケアマネジャーが、利用者の心身の状況や置かれている環境に応じた介護サービスを利用するためのケアプランを作成し、そのプランに基づいて適切なサービスが提供されるよう、事業者や関係機関との連絡・調整を行います。」

引用元｜厚生労働省「居宅介護支援」

つまり居宅介護支援は、要介護者の自宅を訪問し必要なケアサービスを話し合い、ケアプランを作成して適切なケアサービスを提供することです。
居宅介護支援ソフトを活用すれば、居宅介護支援に必要なケアプランの作成・管理やサービス利用表・提供表の作成・管理を効率化できます。

居宅介護支援を効率化し業務負担を軽減するために、居宅介護支援ソフトの導入を検討しましょう。

居宅介護支援ソフトでできること5選

居宅介護支援ソフトを導入する際には、「何ができるのか」搭載されている機能を確認しておく必要があります。
居宅介護支援ソフトでできることは、主に次の5つです。

• 利用者情報共有・管理
• 請求書の作成・伝送
• ケアプラン作成・管理
• 給与計算・勤怠管理
• サービス利用票・提供票の作成・管理

それぞれの機能を把握して、ケアサービスの提供に費やす業務負担を軽減しましょう。

利用者情報共有・管理

居宅介護支援ソフトを活用すれば、利用者情報の共有・管理をオンライン上で実行できます。
居宅介護支援を行うためには、利用者の介護レベルや健康状態・必要なケア内容など、さまざまな情報を把握しなければなりません。

従来の方法では、ケアプランを訪問先に持参し内容を確認しながら、サービスを提供する流れが一般的でした。
しかし居宅介護支援ソフトを導入すれば、タブレットやスマートフォンから利用者の情報をスムーズに確認して、適切なサービスを提供できます。

さらにクラウド上で利用者の情報を一元管理できるため、訪問先や移動中でも簡単にケアプランの更新や情報の書き換えが可能です。
情報共有もオンラインで行えるため、従業員間の伝達や引き継ぎ、要介護者の家族へ容態を説明する際にスムーズな対応を実現できます。

請求書の作成・伝送

居宅介護支援ソフトを活用すれば、請求書の作成・伝送をスムーズに行なえます。
システム上で請求書を作成・伝送できるため、書類記入の手間を軽減し請求業務を効率化できます。

国保連合会への伝送請求に対応しているソフトを活用すれば、請求業務にかかる負担を軽減可能です。
居宅介護支援ソフトには、請求書のテンプレートが用意されているものも多く、請求業務に慣れていない従業員でも安心して書類作成・伝送ができます。

ケアプラン作成・管理

居宅介護支援ソフトは、ケアプランの作成・管理ができる機能が備わっています。
ケアプランは利用者のケア方針やサービス内容を定める重要な書類です。

居宅介護支援ソフトは、タブレットやスマートフォンからケアプランを作成できるため、訪問先からいったん事業所に戻ってPCで作業する手間を軽減できます。
また、ケアプランの作成・管理をクラウド上で一括管理できるため、スキマ時間を有効活用して事務作業を進められるでしょう。

事業所に戻らなくても外出先から事務作業ができるため、従業員の負担を軽減し残業時間の削減・コストカットへつながります。

給与計算・勤怠管理

居宅介護支援ソフトには、給与計算・勤怠管理ができる機能も備わっています。
居宅介護支援では、直行直帰による働き方が多く、正確な労働時間を把握することが難しいです。

従業員がサービス残業や時間外労働をする可能性もあり、勤怠状況を管理しなければオーバーワークを防げません。
さらにタイムカードやPCからの打刻作業では、従業員が勤務時間を改ざんしたり打刻を忘れたりするリスクがあり、正確な勤怠情報を把握することが難しいです。

居宅介護支援ソフトには、訪問先からでも打刻できるWeb打刻機能やGPS打刻機能が備わったものがあり、適切な勤怠情報を把握できます。
さらに居宅介護支援ソフトに入力された勤怠情報から、給与を自動計算してくれるため経理業務にかかるリソースを軽減可能です。

給与計算・勤怠管理の機能が搭載されている居宅介護支援ソフトを導入すれば、従業員の人的ミスや不正を防止し、管理業務にかかる工数をカットできます。

サービス利用票・提供票の作成・管理

居宅介護支援ソフトは、サービス利用票・提供表の作成・管理ができます。
サービス利用不応や提供表など、居宅介護支援に必要な書類をシステム上で作成・管理できるため、事務業務にかかる業務負担を軽減できます。

さらに提供表の一括印刷などソフトに搭載された機能を活用すれば、仕分けや印刷時間を大幅に削減可能です。
居宅介護支援ソフトは、居宅介護支援に必要な書類の作成・管理に特化しています。

【失敗しない】居宅介護支援ソフトの選び方とは？

居宅介護支援ソフトはさまざまなメーカーが販売しています。
数多くの種類がある居宅介護支援ソフトの中から、自施設に合うソフトを選ぶために、いくつかポイントを確認しておきましょう。

失敗しない居宅介護支援ソフトの選び方は、次のとおりです。

• 複数社のソフトを比較検討する
• 既存システムとの連携性を確認しておく
• 事業所規模や業務に適したソフトを選ぶ

それぞれのポイントを解説しますので、居宅介護支援ソフト選びで失敗しないよう要点を確認しておきましょう。

複数社のソフトを比較検討する

居宅介護支援ソフトを選ぶ際には、複数社のソフトを比較検討しましょう。
価格・機能・対応範囲・アフターサービスなど、できるだけ複数のソフトを比較検討して自施設に合うモノを選ぶことが大切です。

価格だけで選ぶと機能や対応範囲が自施設に合わない可能性もあるため、複数社のソフトを比較し予算内で現場の課題を解消できるものを探してください。
気になるソフトがあれば、見積もり依頼や問い合わせをして、導入を検討しましょう。

既存システムとの連携性を確認しておく

居宅介護支援ソフトの選び方として、既存システムとの連携性を確認しておくことが大切です。
居宅介護支援を充実させるために、既存システムと連携できるソフトを選びましょう。

具体的には、居宅介護支援ソフトとバイタル機器を連携して、アラートや記録をシステム上で受信・管理できるかなど確認しておいてください。
他にも、見守りシステムやナースコール・服薬管理システムなどの既存システムとの連携できれば、従業員の負担を軽減しながら充実したケアサービスを提供できます。

事業所規模や業務に適したソフトを選ぶ

居宅介護支援ソフトは、事業所規模や業務に適したソフトを選びましょう。
事業所の規模や居宅介護支援ソフトで効率化したい業務内容から、導入するソフトを選ぶと失敗しにくいです。

大規模な事業所向けのソフトより中小規模事業所向けのソフトの方が、対応している業務・請求書の種類や連携手段が限られています。
しかし操作方法がシンプルで使いこなしやすく、利用料金も安い傾向があるため、中小規模の事業所におすすめです。

中小規模の事業所で大規模事業所向けのソフトを導入しても、操作に慣れるまで時間と労力がかかり余分なコストがかかってしまいます。
さらに高いコストをかけて導入したソフトでも、不必要な機能ばかりでは無駄になるでしょう。

効率化したい業務、課題となっている範囲をカバーできる機能があれば十分なので、事業所規模や対応業務に適したソフトを選ぶことが大切です。

居宅介護支援ソフトの導入手順5ステップ

居宅介護支援ソフトを導入する際には、次の手順を遵守しましょう。

1. ソフトウェアの導入計画を立てる
2. 導入するソフトを選ぶ
3. ソフトの導入に伴って業務内容の変更箇所を明確化する
4. 社内でソフトの使用方法・ルールを周知・教育する
5. 居宅介護支援ソフトを導入する

まずは居宅介護支援ソフトを導入するため、「なぜ導入するのか」「導入して何を得たいのか」目的と目標を明確化しましょう。
次に目的と目標を達成できるソフトを選び、導入後に変更される業務内容を洗い出しておきます。

ソフト導入に向けて使用方法や社内ルールを、従業員間で共有し教育しましょう。
社内にソフトの使用方法やルールが周知されれば、居宅介護支援ソフトを導入してください。

ただ居宅介護支援ソフトを導入して終わるのではなく、「どのくらい業務量が軽減されたのか」「業務時間が短縮されたのか」効果を測定し分析します。
居宅介護支援ソフトで業務を効率化するために、定期的に効果を測定し業務工程を改善しましょう。

居宅介護支援ソフトを導入して得られる4つのメリット

居宅介護支援ソフトを選ぶ前に、導入して得られるメリットを把握しておく必要があります。
居宅介護支援ソフトを導入して得られるメリットは、次の4つです。

• 訪問先でもスムーズに情報を検索できる
• 介護保険請求業務を効率化できる
• オンライン上で利用者や家族とスムーズに情報共有できる
• 利用者のケア進捗に併せてプランを再構築できる

それぞれのメリットを確認して、居宅介護支援ソフトの導入を検討してください。

訪問先でもスムーズに情報を検索できる

居宅介護支援ソフトを導入するメリットは、訪問先でもスムーズに情報を検索できることです。
従来の居宅介護支援サービスでは、訪問先にケアプランや利用者情報を収集したファイルを持参して、情報を確認しながらケアを実行してきました。

服用している薬の種類やケアの進捗状況など、居宅介護支援を行うためには利用者の情報を確認しなければなりません。
そこで居宅介護支援ソフトを導入すれば、訪問先でもスマートフォンやタブレットから情報を簡単に検索・閲覧できます。

クラウド上に利用者情報やケアプランを一元管理しているため、訪問先でもスムーズに情報を検索できることが、居宅介護支援ソフトを導入するメリットです。

介護保険請求業務を効率化できる

居宅介護支援ソフトを導入すれば、介護保険請求業務を効率化できます。
介護業務では利用料金の1割や2割を利用者が支払い、残りの差額分を介護施設が負担します。

そのため、支払った8割・9割の利用料を、国民健康保険団体連合会に請求する必要があり、介護保険請求業務（レセプト業務）が発生してしまうのです。
居宅介護支援ソフトは、システム上で請求書の作成・送信ができるため、複雑で膨大なレセプト業務を手書きで行うより格段に業務効率を向上できます。

従業員の事務作業を軽減し効率的に請求業務を行えることが、居宅介護支援ソフトを導入するメリットです。

オンライン上で利用者や家族とスムーズに情報共有できる

居宅介護支援ソフトを導入すれば、オンライン上で利用者や家族とスムーズに情報共有ができます。
介護サービスにおいて、安心してケアサービスを利用してもらうために、利用者や家族への情報共有は重要です。

居宅介護支援ソフトを活用すれば、ケアの進捗状況やケアプランをクラウド上で管理し、メールなどオンライン上で送信できます。
さらにリアルタイムで利用者や家族とコミュニケーションがとれる、ビデオ通話機能も備わっており、オンラインでスムーズな情報共有が可能です。

居宅介護支援ソフトを導入すれば、利用者や家族の自宅を訪ねるリソースを軽減しながら、利用者家族に安心してケアを受けてもらえます。

利用者のケア進捗に併せてプランを再構築できる

居宅介護支援ソフトを導入するメリットは、利用者のケア進捗に併せてプランを再構築できることです。
居宅介護支援ソフトは、クラウド上に利用者のケア進捗や健康状態を一元管理できるため、スムーズに情報検索・閲覧ができます。

さらに登録されている情報をもとに、ケアプランの再構築を自動的に行える機能もあり、ケア進捗に併せたプラン策定が可能です。
ケアプランの作成業務にかかるリソースを軽減しながら、利用者にとって最適なケアを実現できる点が、居宅介護支援ソフトを導入するメリットです。

居宅介護支援ソフトを導入する際の3つの注意点

居宅介護支援ソフトを導入する際には、メリットだけでなく注意点も確認しておかなければなりません。
居宅介護支援ソフトを導入する際の注意点は、次の3つです。

• 事業所規模に合うソフトを選ぶ
• ソフト導入後の定着機関を考慮する
• 他業務にも活用できる機能があるか確認しておく

それぞれの注意点を確認して、ソフト導入で失敗しないよう対策を講じましょう。

事業所規模に合うソフトを選ぶ

居宅介護支援ソフトは、事業所規模に合うソフトを選ぶことが大切です。
居宅介護支援ソフトは多種多様なメーカーは販売しており、対応している事業所規模も異なります。

事業所規模に合っていないソフトを選んだ場合は、余分な機能が備わっていたり必要な機能が備わっていなかったり、導入しても本来のパフォーマンスを発揮できない可能性があります。
さらにコストも余分にかかり予算を圧迫するケースもあるため、事業所規模に合うソフトを選ぶよう注意してください。

ソフト導入後の定着期間を考慮する

居宅介護支援ソフトを導入する際には、ソフト導入後の定着時間を考慮しなければなりません。
ソフトの操作方法や運用ルールが、事業所に浸透するまでには一定の時間が必要です。

ソフトを導入してすぐに効果が発揮されると思っている場合は、操作方法や運用ルールが浸透するまでの期間でギャップを感じてしまうでしょう。
さらに操作方法を従業員に教育する際に人件費や時間が余計にかかるため、多忙な時期や人手不足の状態でソフトを導入しては、従業員にかかる負担が増加してしまいます。

従業員が操作やルールを習熟してソフトを使いこなすまでにかかる、時間や教育に費やす人件費を想定してソフト導入時期を検討してください。

他業務にも活用できる機能があるか確認しておく

居宅介護支援ソフトを導入する際の注意点として、他業務にも活用できる機能があるか確認しておいてください。
介護保険請求業務だけでなく、シフト作成や勤怠管理など他業務に活用できる機能があれば、より業務効率を向上させられます。

請求業務を効率化するために居宅介護支援ソフトを導入しても、後ほどシフト作成や勤怠管理を効率化するために別のソフトを導入しては、コストも運用するリソースも余分にかかってしまいます。
複数のソフトを導入して運営するより、1つのソフトで一元管理した方が作業効率が良いため、ソフト導入前に他業務にも活用できる機能があるか確認しておきましょう。

居宅介護支援ソフトなら「すぐろくケアマネ」がおすすめ

居宅介護支援ソフトを探している方は、ワイズマンの「すぐろくケアマネ」がおすすめです。
すごろくケアマネでは、記録入力から情報参照・帳票印刷までの業務をタブレットひとつで実現できます。

訪問先や移動時間などのスキマ時間に、記録入力や情報閲覧ができるため、効率的にケアサービスを提供できます。
さらにシステム上で書類作成・情報管理をすることで、従業員の負担を軽減可能です。

長文など記載しにくい情報は音声入力で記入し、クラウド上に自動反映できるためヒアリング時のメモ代わりに活用できます。

居宅介護支援ソフトのメリットと注意点を把握して業務を効率化しよう！

居宅介護支援ソフトを選ぶ際には、導入するメリットと注意点を把握しておきましょう。
居宅介護支援ソフトを導入すれば、クラウド上でケアプランや利用者情報を確認できるため、訪問先でも適切なケアサービスを提供できます。

また、事業所に合う居宅介護支援ソフトを導入すれば、業務を効率化して従業員の負担を軽減可能です。
事業所に合ったソフトを選ぶために、事業所規模を確認してできるだけ複数社のソフトを比較検討してください。

ワイズマンの「すぐろくケアマネ」では、居宅介護支援サービスに必要な次の主な機能が備わっています。

• 利用者情報の登録・管理
• 音声入力による自動反映
• 評価（モニタリング）
• 月間計画作成
• 帳票印刷