生産性向上の導入の進め方 その2【第五回】ICT化は、職員が楽になった実感があって初めて成功

電子媒体の5Sについて見ていきます。パソコンのディスクトップが、一面アイコンだらけという状態をよく見かけます。本人は分かりますが、他の人は、どこに何があるかが全く分からない。対策としては、仕掛かり中のアイコン以外は全部削除します。

次に、共有ファイルです。担当者が、自分で作ったデータや書類を、勝手に共有ファイルに保管している。サーバーの中は、いろいろなデータやファイルでバラバラの状態。どこに何があるかは全く分からない。これは、紙も電子データも同じです。不要なデータはこまめに廃棄。ペーパレス化の推進で、紙媒体を電子化して紙書類を消滅したとしても、職員が勝手なルールで電子ファイルして保管しても、紙同様に所在不明でどうしようもない。

そのために、…