リハビリ管理システムの機能とは？導入メリットや比較ポイントを解説

リハビリの現場では、施設利用者や患者のケア以外の事務作業が大きな比重を占めています。
療法士や、事務スタッフにかかる負担が大きいと、リハビリサービスの質の低下や離職といったトラブルにもつながりかねません。

そこで、職員の負担を減らし、より良いサービス提供のために、システム化を検討される事業者も多いでしょう。

今回はリハビリ管理システムの機能や、施設に合ったシステムの選び方を紹介します。
また、メリットや、システムの導入後に起こりうる課題まであわせて解説します。

運用までのイメージを持ちながら、読んでみてください。

リハビリ管理システムとは？

リハビリ管理システムとは、病院や介護施設における、作業療法士の事務作業をサポートするシステムです。
主に、請求業務・予実管理などの事務作業を効率化する機能が搭載されています。

リハビリ管理システムは、大きく病院向けと介護施設向けに分かれます。
それぞれの業務内容に特化した機能が入っているため、それぞれのシステムにおける機能を把握しましょう。

【介護向け】通所・訪問リハビリ管理システムの主な機能

介護施設で利用される通所・訪問リハビリ管理システムの主な機能は以下のとおりです。

• 利用者管理
• 介護保険/給付請求
• 利用料請求
• スケジュール管理
• 連絡帳

まずは、上記の機能がどういった役割を果たすのか、把握してみましょう。

利用者管理

利用者の基本情報を記録、管理できます。
リハビリ状況や担当者など、利用者のリハビリにかかわる情報を一括で確認可能です。

また、リハビリの予約や、実施記録も合わせて管理します。

介護保険/給付請求

リハビリにかかわる複雑な算定業務を自動化します。
リハビリの実績をもとに、自動で介護保険の算出を行います。

介護事業所においては、2021年に科学的介護情報システム（LIFE）がスタートしました。
算定に必要となる報告様式は作成に手間がかかるため、申請していない事業所も多いです。

介護事業所向けリハビリ管理システムにおける給付請求機能では、LIFEへの申請も自動作成が可能になっています。
介護保険やLIFE申請の算定方法は複雑なため、自動作成できることで大きな業務効率化につながります。

利用料請求

事業所の利用者への利用料の請求が可能です。
請求状況もシステム上で管理できます。

未入金になっている場合には再請求をアナウンスする機能などもあります。

スケジュール管理

利用者ごとのリハビリ予定を作成し、予約の管理を行います。
予約の重複がないか、リハビリ単位数の上限や算定上限に達していないか、などもシステム上で自動的に確認されます。

また、担当の療法士のシフトも同時に確認できる機能を備えているシステムでは、スムーズに予約登録が進められるでしょう。

連絡帳

リハビリ実績の記録をそのまま、利用者や利用者の家族へ連絡する機能です。
システムを導入していない場合、介護事業所におけるリハビリでは、ノートや書類に当日のリハビリ記録を記入し、利用者や家族に渡すことになっていました。

このため、リハビリ記録から、連絡ノートや書類に転記する手間と時間がかかってしまいます。
連絡帳機能で、手間を削減すると同時に、タイムリーな情報共有が可能です。

また、連絡機能は、事業所内のスタッフ同士のメモ機能としても有効です。
文書を作成する手間が省けるうえに、申し送りでその場にいないスタッフへの伝達漏れを防ぐことができます。

【病院向け】リハビリ管理システムの主な機能

病院向けのリハビリ管理システムでは、介護事業所向けのシステムより、幅広い範囲の業務をサポートします。
標準的な病院向けリハビリ管理システムには、以下の機能を内包しています。

• 患者情報管理
• スケジュール管理 
• リハビリ記録 
• 機能評価
• 実績登録
• 集計機能
• 申し送り機能

患者情報管理

患者の基本情報を入力・管理できる機能です。
リハビリに必要になる患者の症状やリハビリ状況などを記録しておけます。

当日の受付や次回の予約管理を行う機能も含まれています。
患者の受付だけでなく、療法士の当日のスケジュールやリハビリ室の使用状況の管理も可能です。

スケジュール管理 

リハビリ部門では、患者のスケジュールに合わせてスタッフの予定も変わります。
スケジュール管理では、患者のリハビリ計画とともに、スタッフの出退勤管理、院内の打合せ予定などの一元管理が可能です。

スタッフが多く、シフトが組みにくいという場合でも、希望休の入力後にシフトを自動で振り分けてくれる機能もついています。

リハビリ記録

リハビリ実施記録の作成や管理、医師やケアマネージャーへの共有が可能です。
また、入力した情報から帳票に出力する機能もあります。

入力方法には手書き入力、動画のアップロードが可能なタイプもあります。

機能評価

患者様の身体機能評価の測定結果を登録できます。

FIM、BI、ROM、MMTといった機能評価フォーマットに対応しています。

必要に応じてグラフでの出力も可能なため、リハビリ計画の策定時に活用可能です。

実績登録

リハビリ時の登録実績をもとに、自動で医療保険や介護保険の算出が可能です。

医事会計システムをすでに導入している場合には、連携することでレセプト業務を円滑化できます。

集計機能

スタッフ稼働率、患者の在宅復帰率、処方情報、疾患別・病棟別などの情報を集計する機能です。

エクセルデータ（CSV）などへの出力機能もついています。

申し送り機能

システムによって機能の名称は異なりますが、多くのシステムで申し送り機能がついています。

患者個人の連絡事項をメモ・連絡するだけでなく、院内全体にかかわる業務連絡や特定のスタッフへ向けたメッセージを一覧にして確認できます。

リハビリ管理システム導入4つのメリット

リハビリ管理システムを導入する一番のメリットは、各療法士の事務仕事が効率化されることです。

その他には以下のようなメリットがあげられます。

• 業務の効率化により療法士の負担軽減
• 情報共有がスムーズ
• 患者情報の一元管理が可能
• 請求業務が適正化される

それぞれのメリットについて、どのような影響があるのかを詳しく解説します。
リハビリ管理システムの導入を検討している場合には、システムのメリットをよく把握しておきましょう。

導入後の業務の流れをイメージしやすくなります。

業務の効率化により療法士の負担軽減

療法士の事務作業は、リハビリ内容の記録だけではありません。
関係各所への報告書の作成や今後のリハビリ計画の作成まで多岐にわたり、書類作業が多くなってしまいます。

介護事業所では、限られたリソースのなかで利用者の予定管理やリハビリ計画を作成するなど、個人のスタッフへの負担は、かなり大きいものです。

システムの導入によって、記録業務の簡素化が可能です。
端末ならリハビリの現場でも入力できるため、リハビリの現場で実績入力が終えられるなど、療法士の負担を軽減できるでしょう。

また、リハビリ計画を立てる場合、前回までの計画をもとに、変更を加えれば少ない工数で済みます。
システムの導入によって、大きな負担となっていた書類作成にかかわる業務を効率化できます。

情報共有がスムーズ

システムによっては、家族への情報提供もシステム上で完結できる製品があります。
動画記録や他システムとの連携によって、医師や看護師、必要に応じてケアマネージャーへの情報共有がスムーズかつ、正確にできます。

離れたところからも記録を確認できるため、介護事業所と医療機関が連携している場合には、医師へ現状を即座に共有可能です。
高齢者や年齢の低い子どもでは、自分のリハビリ状況を正確に伝えることが困難な場合もあります。

家族への情報提供が正確に行えることで家族は安心感を得られ、信頼関係をつくりやすくなるでしょう。
動画や写真での記録が可能なシステムであれば、診察時に、介護スタッフや担当の療法士が不在でも、利用者の様子を正確に伝えることも可能です。

患者情報の一元管理が可能

リハビリ管理システムでは、リハビリにおけるさまざまな段階で入力された情報をまとめられます。
同一法人内での利用者（患者）に対して、介護と医療の両面からのサポートが必要となる場合もあるでしょう。

このような場合、過去の入退院記録やリハビリ情報、FIMの評価データなどを、データベース上で一元的に管理できます。

一度入力した情報は即座に共有されるため、部署間での二重入力やデータ共有を削減でき、業務の効率化につながるでしょう。
なお、データを入力する機会が減るので、人為的なミスを防止でき、管理データの信憑性を高められます。

利用者情報の一元管理により、2025年を目標とした地域包括ケアの構築にも大きく貢献するでしょう。

請求業務が適正化される

リハビリ実績から、自動で介護保険の算定に反映されるため、請求業務の適正化につながります。

また、医療機関ではリハビリ管理システムと医事会計システムを連携することがほとんどです。

医事会計システムとの連携により、会計情報はシステム上で自動算出されます。
従来のような人手による計算・入力を削減できるため、請求漏れや過剰請求の発生リスクを防止できます。

なお、これまでは、加算方法を介護・医療報酬制度の改定に対応しなければならず、大きな負担となってきました。
しかし、リハビリ管理システムを導入していれば、マスタデータの変更のみで対応できるため、法律・制度改定の負担を軽減できます。

リハビリ管理システムを選ぶポイント

リハビリ管理システムを選ぶ際には、以下のポイントで比較することが大切です。

• 事業所規模に合わせたサーバタイプ
• 他システムとの連携の可否
• システム画面の操作性
• 診療報酬改定時への対応
• アフターフォローの手厚さ

それぞれ順に紹介します。
今後、リハビリ管理システムを導入する際には、上記のポイントを参考にシステムを比較してみましょう。

事業所規模に合わせたサーバのタイプ

リハビリ管理システムには、クライアントサーバー型とWebシステム型の2種類があります。
2つのサーバの違いを下記のようにまとめてみました。

	クライアントサーバー型	Webシステム型
導入方法	端末にインストール	ネット上のサーバにアクセス
インターネットトラブル	影響なし	影響あり
電子端末数	端末ごとにインストールするため制限あり	制限なし
セキュリティ性	高い	低い

端末数が限られてしまうことで業務が滞るようであれば、Webシステム型がおすすめです。

反対に、スタッフの人数に対して十分な端末数を確保できるのであれば、トラブルを避けるためにも、クライアントサーバー型もいいでしょう。
インターネットを介さないことで、セキュリティの安全性も高くなります。

他システムとの連携の可否

既存のシステムがある場合は、導入予定のシステムと相互に連携できるかを確認しましょう。
同一法人内で同じ利用者を管理している場合にも、同様です。

既存システムと連携できない場合、人手でデータを共有したり、いずれかのシステムに機能を追加しなければならなかったりします。

本来効率化できたはずの業務が、かえってボトルネックになる恐れもあるのです。

リハビリ管理システムを導入する際は、まず現状の業務フローを可視化し、関係するシステムを洗い出すことが大切です。
そのうえで、リハビリ管理システムを導入した後の業務を想定し、他システムとの連携可否・どのように連携するのかを確認すると良いでしょう。

また、場合によっては業務をシステムに統合するなど、柔軟な対応が求められます。

システム画面の操作性

システム選びでは、機能・価格ばかりに目が行きがちですが、操作性も重要な判断基準です。
たとえ、どれほど多機能なシステムでも、適切に運用できなければ期待する導入効果を得られないためです。

また、操作性の優れたシステムは現場への定着を図りやすく、教育コストを削減できるメリットもあります。
多くのリハビリ管理システムは、導入前のデモやトライアルを設けています。

まずは自施設の要件にあったシステムを絞り込み、デモやトライアルを利用し操作性を確認しておくと良いでしょう。

なお、操作性については、実際に使用するリハビリスタッフ・療法士に確認してもらうことが大切です。
現場での使いやすさ、必要な項目など、対応しているスタッフにしか気付けない使い勝手の良し悪しがあるからです。

法律・制度改正への対応

令和4年の診療報酬改定では、リハビリ部門の加算制度の見直しがありました。
システムでは、こうした変更にも対応しなければなりません。

Webシステム型のシステムでは、改定時の変更をシステム会社が対応してくれます。
そのため、診療報酬の改定前後に大きく支障をきたすことなく改定できます。

一方で、クライアントサーバー型では、改定時に自施設で対応しなければなりません。
システムを端末にインストールし直したり、マスタ登録をし直したりも必要になることもあります。

そのため、改定の前後には業務に支障をきたすことがあります。

アフターフォローの手厚さ

システムの操作に不慣れな職員が多い場合には、アフターフォローについても確認は必須です。
システムを導入後の研修やアップデートされた時の講習があれば、操作に不慣れな職員も操作方法を把握しやすくなります。

研修を一部職員のみで対応するとなると、職員間での研修が必要になるので、業務に負担が増えてしまいます。
トラブルが起きた時の対応もあらかじめ確認しておきたい点です。

サポート対応の時間や対応方法（訪問もしくは遠隔サポート）が手厚い方が、安心して職員が業務に集中できるでしょう。

リハビリ管理システムの導入時に注意したいポイント

リハビリ管理システムは便利な機能で導入には多くのメリットがあげられました。
しかし、便利さゆえに対策を講じておかなければならない点もあります。

ここでは、リハビリ管理システムの導入時に注意すべきポイントを解説します。

個人情報の漏洩・端末の紛失のリスク

タブレットなどの電子端末で作業できるのはメリットですが、リスクにもなりえます。
例えば、画面をつけたまま置いていると、他の患者情報を誰にでも見える状態になってしまい、個人情報の漏洩につながります。

また、万が一にも電子端末を紛失すると大きな損失を被るでしょう。
そのため、遠隔操作での動作ロックやデータ消去など、紛失時の対応が可能なシステムを選定することが大切です。

トラブル時の対応

Webシステム型では、インターネットトラブル時にシステムが使えなくなることがあります。
遠隔操作でのサポートが可能ですが、クライアントサーバ型よりトラブルのリスクは高くなります。

また、トラブル時に遠隔サポートを受ける場合にも、スタッフが対応しなければなりません。
システムに知見のある担当者を決めておくことやスタッフの不在時に連絡が可能なようにしておくといった対策も必要でしょう。

端末を紛失した場合の連絡先を決めておく、誰が対応するのかを決めておくというフローもあらかじめ確認しておきましょう。

リハビリ管理におすすめ「通所・訪問リハビリ管理システムSP」

多くのベンダー企業から、リハビリ管理システムが開発されています。
ワイズマンでは、電子カルテやケアマネ・居宅介護支援システムなど、医療と介護の両方面のシステムを展開しています。

そのため、医療と介護の連携がスムーズにでき、より良いサービス提供や働きやすい環境づくりを可能とするでしょう。

ワイズマンのリハビリ管理システムには、施設別に2つのシステムがあります。

【通所・訪問向け】通所・訪問リハビリ管理システムSP

「通所・訪問リハビリ管理システムSP」は、中小規模のリハビリ事業所に特化させたシステムです。

介護向けリハビリ管理システムの標準機能を搭載し、リハビリにかかわる請求業務や事務作業をサポートします。
LIFEへの申請様式にも対応しているため、今後、より高いレベルのケアを利用者へ提供したいと考えている事業所様にも、検討いただけるでしょう。

 豊富なオプションでより効率化を図れる

「ケア記録オプション」によって、記録や連絡、情報共有をより効率化できます。

ケア記録オプションのうち、「記録管理」機能では、利用者の健康状態をグラフ化し、可視化させることで、より早く問題点や変化に気付けます。

また、「予定管理」機能では、利用者ごとに、リハビリの予定を立て、実施管理が可能です。
実施結果は、リハビリ記録や個別のリハビリ計画に自動で反映されるため、計画～記録までを一括で管理できます。

【病院向け】タックリハビリテーション支援システム

病院向けリハビリ管理システムには「タックリハビリテーション支援システム」の導入をおすすめします。

病院におけるリハビリテーションの業務全般のサポートはもちろん、各種の統計帳票の出力も可能です。
ワイズマンでは電子カルテ「電子カルテシステムER」を展開しているため、電子カルテとの連携もスムーズです。

直感的に操作可能なスケジュール機能

スケジュール機能は、直感的な操作ができる、操作性の高い画面・仕様です。
療法士と患者のリハビリ予約、実績管理がスムーズにできます。

また、予約の重複や上限単位数を自動でチェックし、それらを防止します。

まとめ

リハビリ管理においては、利用者とのリハビリテーション以外に計画、記録、スケジュールといった業務があります。
そのため、リハビリ以外の事務作業に割く時間や労力が大きく課題です。

特に、中小規模のリハビリ施設では、充分なスタッフを補充することもできず、残業が常態化してしまっているような場合もあるでしょう。

現状の課題を改善するためにも、施設におけるリハビリ管理のシステム化は、今後も必要性が高くなります。

自施設の業務に課題を感じている。
より効率化したリハビリシステムを構築したい。

上記のようにお考えであれば、ぜひ一度、リハビリ管理システムの製品情報をチェックしてみてください。
本記事が、事業者様の課題解決の第一歩となれば幸いです。