リハビリ支援システムの選び方｜導入時に起こりがちなトラブルと対策を解説

リハビリ施設にはさまざまな状態の利用者が来所されます。
利用者数が増えていけば、スタッフ1人当たりの業務負担が大きくなります。

小中規模の事業所では、限られた人数で多くの利用者に対応しなくてはならない場合もあるでしょう。
そのため、事務作業の効率化・自動化が、結果として質の高いリハビリサービスの提供につながると言えます。

リハビリ支援システムを導入すれば、より多くの利用者を受け入れられると同時に、スタッフの業務負担も軽減にもつながり、経営状況の改善を目指すことができるでしょう。
本記事では、リハビリ支援システムの導入を検討中の方に向け、システムの選び方・導入時の注意点を解説します。

リハビリ支援システムとは？

現場業務効率化で削減できた時間をより付加価値の高いサービスに充てるために、リハビリ支援システムは役立ちます。
では、具体的にリハビリ支援システムはどんなことができるのでしょうか？

主に、以下3つの機能を搭載しています。

1つは、スケジュール機能です。
リハビリ支援システムを使用すると、リアルタイムでスケジュールの変更やスタッフの勤怠を確認・調整できて便利です。

2つ目に、リハビリ記録機能です。
その日どのようなリハビリ項目を行って、どのような様子だったのかをシステムに記録・管理できます。
実績の参照もスムーズに行えますし、請求時の介護報酬の算定も自動化できます。

3つ目は、各種帳票発行やレポーティング機能です。
あらかじめ入力されている利用者データから必要な帳票を自動で作成できます。
また、今後のリハビリ計画や経営計画を考えるための統計資料の作成もサポートしてくれます。

このようにリハビリ支援システムは、高い利便性を兼ね備えたシステムだと言えます。

リハビリ支援システムの選び方

リハビリ支援システムには複数の製品があるため、事業所の状況に応じて比較検討することが大切です。
価格や知名度などでなんとなく選んでしまうと、実際に運用を開始してから余計な時間とコストがかかる恐れがあります。

そこで、システムの選定に必要なポイントを以下にまとめました。

どの業務をシステム化したいのか

リハビリ支援システムのカバーしている業務範囲は多岐に渡ります。
導入するリハビリ施設の状況によって、必要な機能が変わります。

標準的な機能としては、スケジュール管理、リハビリ記録、請求といった機能があります。
もちろん基本機能だけで足りる事業所もあると思いますが、状況に応じてプラスアルファの機能が使えるかどうかも検討のポイントです。

例えば、利用者の診療情報を基にリハビリサービスをさせたい場合には、電子カルテと連携できるシステムが好ましいでしょう。
また、どの事業所でも経営状況の可視化は大きな課題のひとつだと思います。

多角的に採算把握や分析をすることで、経営判断がスムーズに行えるため、グラフや表作成をサポートする機能が搭載されているとたいへん便利です。

どんな人がシステムを利用するのか

リハビリ施設では、PT（理学療法士）、ST（言語聴覚士）、OT（作業療法士）の3種の代表的なリハビリ職のスタッフが就業しています。
すべての職種が在籍しているリハビリ施設もあれば、特定の職種のみの施設もあります。

職種によって、対応業務にも違いがあるので、必要なシステムの仕様も変わってきます。
例えば、リハビリ業務において、利用者の身体情報の確認は重要な項目のひとつです。

身体のどこを怪我しているのか、麻痺はあるのか、筋力はどの程度なのかなどを視覚的に確認できるように、動画や写真、身体図で記録管理できるソフトもあります。

自分のリハビリ施設では、どの職種のリハビリ職が在籍していて、業務上でどんなニーズがあるのかを把握することが大切です。
また、メーカーによって、操作性や操作端末が変わることも念頭に置いておきましょう。

タブレットやスマートフォンでの入力ができるシステムは、携帯性に優れていてリアルタイムで記録できるので、訪問先でも便利です。
一方で、携帯端末の操作が苦手なスタッフが多い職場の場合（年齢層が高いなど）PCで入力するタイプの方が良い場合もあるでしょう。

LIFEの対応可否

LIFE（科学的介護情報システム）への対応可否も重要な比較ポイントです。

特定の要件を満たすことで、リハビリマネジメント加算や栄養マネジメント加算といった認定を受けることができますが、非常に多岐に渡る項目をカバーする必要があります。
そのためには、加算要件を満たすか確認しながら、現場業務のPDCAサイクルを効率的に回していくことが求められます。
これをすべて人の手で行うことは現実的ではありません。

リハビリ支援システムと連携させることで、LIFE対応もスムーズに実施できます。
LIFE加算要件に基づいて、リハビリ計画書の作成、リハビリ記録の分析、データの出力などをサポートする機能が搭載されている（もしくはオプション機能）と、LIFEのフィードバックを迅速に反映させることができるでしょう。

リハビリ支援システム導入で起こりうるトラブル3選

リハビリ支援システムの導入にあたって、事前に確認しておかないと後からトラブルになる項目があるので、注意しましょう。
余計な時間や費用がかかることもあるので、以下の項目がクリアになってからシステムの発注を行うことをおすすめします。

既存システムと連携ができない

すでに運用しているシステムやデータベースがある場合には、システム構築の段階で連携のためにデータを移行するなどの作業が必要です。

この部分の擦り合わせが不十分だと、いざ運用を開始しても利用者データが紐づいていないといったトラブルが起きてしまいます。
情報連携は、業務効率化を支えする要です。

必要なときに必要な情報がスピーディに確認できないことのないように、注意しましょう。

運用体制が不十分で現場が混乱する

導入直後で比較的起きやすいトラブルは「操作方法」に関するものです。
どれだけデモやオリエンテーションを経て運用を開始しても、その過程の中で不明点や疑問点が出てくる可能性はあります。

特に、ITに不慣れなスタッフが多い施設の場合、このトラブルは多くなるでしょう。

また、これまで書類やエクセルシート等のアナログ手法で利用者情報などを管理していた施設の場合、リハビリ支援システムに切り替えることで、これまでとは異なる業務フローに慣れる必要があります。

法改正や診療報酬の改定内容が反映されない

法改正や、2年に一度の薬価を除く診療報酬の改定への対応も重要なポイントです。
診療報酬がアップデートされていない場合、せっかく作成したレセプトも返戻されてしまい、余計な時間と労力を割くことになる恐れがあります。

そのため、改訂情報が公開された後にすぐシステムの情報をアップデートして改定内容に対応する必要があります。

導入後のトラブル回避のために重視したい3つのポイント

前述した導入後のよくあるトラブルは、業務効率の低下を招きかねません。
そうならないためにも、システム選びのときに重視して欲しいポイントを以下にまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

システムのデモンストレーションの有無

導入後にも操作方法の不明点や疑問点が出てきてしまうものですが、導入前にきちんとデモンストレーションが用意されていると、問い合わせの頻度を抑えることができます。

これによって、必要なデータと連携ができていないなどのトラブルを事前に発見し、回避することができます。

特に、ITに不慣れなスタッフが多い場合には、丁寧なデモンストレーションを実施してくれるベンダーを選びましょう。

サポート体制の充実度とサポート形式

サポート窓口は、販売元によって、サポートの形式、対応時間、対応内容はさまざまです。

通所・訪問リハビリの場合、土日祝の対応有無や夜間対応の有無が事業所によって大きく変わると思います。
従って、対応時間は非常に重要なポイントになると思います。

また、チャットより電話の方が話しやすい、遠隔操作があった方が良いなど、スタッフによってニーズも異なると思います。
ぜひ導入検討の際は、望ましいサポート形式をスタッフにヒアリングしてみましょう。

なお、運用開始前に、日々のタスク整理やスケジューリング、役割分担など運用体制を整備しておくことも大切です。
運用がスムーズになり、問い合わせの頻度も抑えることができるでしょう。

法改正や診療報酬改定に伴うアップデート体制

自動更新なのか、アップデート対応が必要なのか、又はパッケージを購入し直す必要があるのかなど、導入前に確認しましょう。
各システムによって、法改正や診療報酬改定の対応は異なります。

この点を確認しておかないと、余計なコストがかかってしまうだけでなく、レセプトが返戻されて見込んだ売上が計上できないリスクもあります。

通所・訪問リハビリ管理システムSPのご紹介

ワイズマンの提供する『通所・訪問リハビリ管理システムSP』は、通所リハビリ・訪問リハビリで発生する日々の記録業務や請求業務などを効率化し、ワンパッケージで運用が可能なシステムです。

また、記録支援オプションの『すぐろくTablet』と併用して頂くことで、ケア対応をしながら記録業務を並行して実施できるので、より円滑な業務運用を実現できます。

以下で『通所・訪問リハビリ管理システムSP』の主な特徴をご紹介します。

テンプレートの活用により予実管理を効率化

日々の実績を集約し、集計資料として出力できます。
必要な項目によってテンプレートが用意されているので、データ抽出・集計にかかる時間を短縮できます。

また、本部管理支援システムSPと連携すれば、複数事業所のデータを集計し、売上や稼働率などの経営状況の分析ができるので、適切な予実管理が実施できます。

記録データが連絡帳へ反映されご家族とのコミュニケーションを支援

通所・訪問リハビリにおいて、ご家族とのコミュニケーションは重要な業務のひとつです。
日々、なんとなく気になっていることなどが、実は重大な変化が起きる前の予兆となることもあるからです。

システムで記録した内容がそのまま『連絡帳』に反映されるので、リハビリの様子や気になる点などを見過ごさず、的確にご家族と共有が可能です。

法人内の複数事業所をシームレスに連携

ワイズマンASPサービスを利用すれば、複数事業所間での連携もスムーズです。
法人内で複数の事業所を持つ場合、ケア記録やリハビリ計画の共有ができると、業務上のメリットが大きいです。

例えば、利用者が別事業所の管轄へ引っ越した場合や、利用者データを参照して相互利用したい場合などに便利です。
複数事業所が同じシステム、フォーマットを使用するので、引き継ぎや集計業務に余計な時間を割かなくて済みます。

まとめ

本記事では、訪問・通所リハビリサービスを提供する事業所の担当者向けに、現場の業務効率化を支援する『リハビリ支援システム』をご紹介しました。

高齢化を背景に、リハビリサービスのニーズと重要性は益々高まっています。
一方で、人材不足やスタッフのキャパシティの問題もあり、効率的な業務運用と経営状況の見える化が大きな課題です。

その点でリハビリ支援システムの導入は、課題解決のひとつの糸口になるものだと思います。

本記事を通して、これからリハビリ支援システムを具体的に検討していくために必要な、基本機能の説明から、システム選びのポイント、運用後に想定されるトラブルなどをわかりやすくお伝えできたかと思います。

また、複数あるリハビリ支援システムの中でも、ワイズマンの『通所・訪問リハビリ管理システムSP』は、使いやすいインターフェースと、豊富なオプションと連携機能を持つ拡張性の高さから多くの評価を頂いているので、具体例としてご紹介しました。

ぜひ、今後のご検討の参考にして頂き、より質の高い訪問・通所リハビリサービスの提供を実現して頂ければと思います。